1. Аннотация Эта статья основана на опыте авторов с картированием разума в качестве инструмента личного...
2. Mind Mapping Software как инструмент управления проектами.
3. Практическое применение карт разума
4. Объем проекта - WBS - Диаграмма Ганта
5. Планирование проекта
6. Бюджет проекта
7. риск
8. связи
9. Качественный и др. Плановый документ
10. Мониторинг и контроль
11. Уроки выучены
12. Управление мягкими навыками с помощью Mind mapping
13. Расширение возможностей с помощью надстройки стороннего программного обеспечения
14. Управление портфелем / программой
15. Корпоративное решение
16. Заключительные комментарии

Аннотация

Эта статья основана на опыте авторов с картированием разума в качестве инструмента личного управления за последние 15 лет и в качестве эффективного инструмента управления проектами за последние четыре года. Изменения - это часть жизни и бизнеса, и они здесь, чтобы остаться. Хотя управление проектами считается эффективным способом управления изменениями, я считаю, что крайне важно, чтобы инструменты и методы управления проектами также развивались.

В документе дается концептуальный обзор использования программного обеспечения для составления карт разума в качестве инструмента для планирования, мониторинга и контроля, одного или нескольких проектов, от концепции до завершения. Карты разума могут дать общее представление об общей картине или «Системе» на одной странице с возможностью расширения до мельчайших деталей, если это необходимо.

Mind Mapping как высокопродуктивный и универсальный инструмент управления проектами для:

• Мозговая атака концепций, идей, стратегий и целей проекта
• Планирование проекта, которое может сохранить качество и целостность обычного планирования проекта, но при этом демонстрирует удивительную простоту и гибкость.
• Решение проблем
• Запись встреч и обсуждений
• Создание элементов действий с напоминаниями и уведомлением по электронной почте
• Управление рисками
• Управление заинтересованными сторонами
• Мониторинг и контроль

Простое и мощное сочетание использования Mind mapping в сочетании со стандартами управления проектами, такими как «Руководство по совокупности знаний по управлению проектами» (Руководство PMBOK®), и инструментами повышения производительности, такими как « Сборник практических методов управления проектами» Института управления проектами (PMI®) (2003). , предлагает быструю разработку планов проекта и в качестве контрольного списка, чтобы обеспечить охват всех необходимых областей. Mind Mapping также является отличным инструментом для работы с программными навыками, связанными с проектами, управлением портфелями / программами, корпоративными решениями и интернет-встречами, прямо из программного обеспечения для составления карт разума и имеет возможность расширять свои возможности с помощью дополнительного стороннего программного обеспечения.

Вступление

Изменения - это часть жизни и бизнеса, и они здесь, чтобы остаться. Управление проектами считается эффективным способом управления изменениями, и очень важно, чтобы управление проектами также развивалось. Некоторые из инструментов PM были разработаны в первые годы современного управления проектами или переняты из классического менеджмента и до сих пор используются сегодня. Многие из этих инструментов были разработаны для обеспечения большей универсальности и включения дополнительных функций, например, планирования пакетов, предлагающих стоимость проекта, управление ресурсами, управление портфелем, связь и многое другое.

Управление проектами - это управление процессом. Трудно получить хороший обзор при использовании ряда различных инструментов для планирования, мониторинга и управления проектом. Информация, хранящаяся в разных местах, сложна в управлении и громоздка в использовании. Может быть трудно увидеть общую картину или системный вид проекта при использовании различных инструментов и хранении информации в разных местах.

Mind Mapping - это мощный инструмент, который предлагает большую гибкость, креативность и позволяет PM быстро и легко собирать, управлять, делиться и передавать информацию заинтересованным сторонам. Это идеальное место для хранения, действий, мониторинга и контроля всей информации, т.е. стратегических целей, целей проекта, планов, масштаба, графиков, этапов, затрат, анализа рисков, требований к качеству, протоколов заседаний, отчетов и многого другого.

Учитывая, что успех проекта в значительной степени зависит от таких навыков, как лидерство, коммуникация, создание команды, управление заинтересованными сторонами и управление персоналом, не все инструменты достаточно гибки, чтобы способствовать инновационному мышлению команд, общению с заинтересованными сторонами, управлению ресурсами и обеспечению лидерства.

Программное обеспечение Mind Mapping позволяет создавать ссылки и / или импортировать / экспортировать в другие программы, такие как продукты MS Office и MS Project. Дополнительное программное обеспечение сторонних производителей еще больше расширяет функциональные возможности и помогает связываться с другими программами. Некоторые программы составления карт разума предлагают зрителям, избавляя от необходимости покупать дополнительное программное обеспечение для заинтересованных сторон, которым нужно только просматривать информацию.

Mind Mapping Software как инструмент управления проектами.

Mind Mapping фон

Картография разума была концепцией, разработанной Тони Бьюзеном из-за разочарования традиционным способом делать заметки. То, что изначально разрабатывалось как способ делать заметки для улучшения удержания памяти и облегчения просмотра заметок, теперь превратилось в универсальный инструмент не только для образовательного использования, но и для бизнеса. Традиционно, интеллектуальные карты создавались на бумаге, но с недавними разработками программного обеспечения для картографирования разума возросла популярность и расширила его использование на бизнес-арене. Использование интеллектуального картирования для управления проектами началось в качестве инструмента для планирования, ведения заметок и инструмента для создания новых идей. По мере того, как улучшалось применение и универсальность картографического мышления, улучшался и бизнес в управлении проектами. Разработка дополнительных сторонних программ еще больше расширила возможности применения интеллектуальных карт и ее признания в качестве высокопродуктивного и универсального бизнес-инструмента.

Практическое применение карт разума

В статье Фрея (2004) описывается программное обеспечение для составления карт разума, как «мощный инструмент для управления вашими проектами, вашими целями и даже вашими списками дел» (¶1), далее он говорит, что интеллектуальные карты «позволяют вам собирать, управлять и быстро обмениваться большим разнообразием информации и ресурсов, что делает их идеальным инструментом для управления проектами ». Макар (2006) резюмировал: «Инструменты и методы сопоставления мыслей выходят за рамки элементарных планов Microsoft Project и списков проблем Excel, позволяя руководителям проектов визуально определять масштаб проекта, определять потенциальные риски, назначать задачи и записывать протоколы заседаний» (¶ 1).

Карты разума можно использовать прямо от разработки концепции и стратегии до закрытия проекта. Любая информация или функция, которые не могут быть выполнены в пределах карты ума, могут быть связаны с соответствующими файлами или программой для легкого доступа одним нажатием кнопки. Одним из ключевых преимуществ интеллектуальных карт является то, что вы можете получить более системное представление или представление общей картины, а не фрагментированное представление, представленное одноразмерными программами. Недавние разработки в области управления проектами говорят о необходимости управлять хаосом или обеспечивать гибкость в управлении программным проектом, все намекают на тот факт, что более гибкий и отзывчивый подход может быть полезен для некоторых проектов.

Mind Mapping предлагает многомерное, высокопроизводительное, гибкое и универсальное решение для управления проектами. Может использоваться для:

• Мозговая атака концепций, идей, стратегий и целей проекта
• Планирование проекта, которое может сохранить качество и целостность обычного планирования проекта, но при этом демонстрирует удивительную простоту и гибкость.
• Решение проблем
• Запись встреч и обсуждений
• Создание элементов действий с напоминаниями и уведомлением по электронной почте
• Управление рисками
• Управление заинтересованными сторонами
• Мониторинг и контроль

В Приложении 1 показан общий план проекта, основанный на Руководстве PMBOK® (2004). Процесс планирования может быть улучшен и упрощен за счет использования связанного шаблона из Компендиума практики управления проектами PMI (2003).

Приложение 1. Пример плана проекта высокого уровня.

Объем проекта - WBS - Диаграмма Ганта

Поскольку интеллектуальные карты обладают высокой степенью гибкости, вы можете использовать метод мозгового штурма и другие «творческие» приемы для разработки масштаба проекта. Задачи просто помещаются на карту, а затем сортируются в правильном порядке в разное время в ходе разработки области. После сортировки задач в формате WBS вы можете начать добавлять даты, продолжительность и ресурсы к отдельным задачам. Если вы предпочитаете, вы можете экспортировать WBS непосредственно в MS Project и добавить информацию о времени и ресурсах в MS Project. На рисунке 2 показана простая структура разбивки работ, созданная с помощью программного обеспечения для составления карт разума.

Приложение 2. Пример разработки области

Планирование проекта

Расписания легко составляются в виде карты разума, выполняя «мозговую свалку» всех заданий и организуя их позже, или вы можете использовать WBS (Приложение 2) для разработки своего расписания. Для небольшого проекта вы можете управлять своим расписанием непосредственно из ментальной карты или использовать дополнительное программное обеспечение для создания динамически связанной диаграммы Ганта. В качестве альтернативы вы можете экспортировать расписание в такие программы, как MS Project, и сохранить ссылку на «Личном кабинете» для доступа к своей карте ума.

Бюджет проекта

Открыв электронную таблицу в ментальной карте или установив ссылку на существующую или новую электронную таблицу в Excel, вы можете получить доступ ко всей необходимой финансовой информации. Вы можете отобразить ключевую информацию, например рентабельность инвестиций, заработанную стоимость и другую соответствующую финансовую информацию, на своей панели инструментов, предоставляя вам мгновенный доступ к ключевой финансовой информации.

риск

Поскольку интеллектуальное картирование идеально подходит для мозгового штурма риска и других смежных тем, интеллектуальные карты идеально подходят для составления списка рисков. Эта информация может быть непосредственно введена в таблицу Excel для анализа (см. Пример в приложении 3) или в стороннее программное обеспечение для анализа решений. Эта информация должна оставаться на «панели инструментов» в качестве частого напоминания и простого способа регулярно обновлять риски проектов. Своевременный остаток может быть прикреплен к задаче для обеспечения регулярных проверок и обновлений анализа рисков и плана реагирования.

связи

Mind Mapping - это визуальный инструмент, который идеально подходит для ведения заметок, мозгового штурма, протоколов встреч, списков дел и ссылок на всю другую соответствующую информацию. Благодаря этому и способности напрямую связываться с электронной почтой в MS Outlook, это отличный инструмент для управления и представления информации. Многие программы имеют бесплатное программное обеспечение для просмотра, что позволяет всем заинтересованным сторонам иметь доступ к информации о проекте.

Качественный и др. Плановый документ

Легко поддерживать связь с соответствующими стандартами качества, политиками и планами управления с помощью интеллектуальных карт. Снова, регулярные напоминания могут быть установлены для обзоров, проверок, и отчеты могут быть связаны с картой ума. Любые действия, которые необходимо предпринять, могут быть перечислены в списке действий с своевременными напоминаниями.

Все другие планы проекта и документ могут быть связаны и доступны таким же образом, как и все другие документы в этом документе. Ссылки, напоминания и наиболее важный доступ команды и других заинтересованных сторон ко всей информации.

Мониторинг и контроль

Одной из областей, в которых я считаю, что программное обеспечение для составления карт разума является превосходным, является мониторинг и контроль проектов. Карты разума имеют возможность отображать ключевую информацию высокого уровня в виде «приборной панели» или в любой другой форме, подходящей для отдельных лиц. (Приложение 3) За приборной панелью находится возможность доступа к любому количеству слоев или уровней информации вплоть до самого подробного уровня. Ссылки на другие программы, соответствующие базы данных, Интернет, контактные данные и сообщения, все доступны по нажатию кнопки. Поскольку интеллектуальные карты имеют возможность отображать информацию на уровне индивидуальных потребностей, она подходит для всех уровней управления и членов команды. Тем не менее, это не просто отображение информации, это очень эффективный инструмент действий для управления всеми потребностями проекта.

Приложение 1. Пример высокоуровневой панели мониторинга и управления Avalon

Уроки выучены

Извлеченные уроки должны быть записаны в карте ума по мере их возникновения. Они могут быть записаны в «записке», приложенной к задаче «Извлеченные уроки» (A), как показано в Приложении 3, или в виде отдельных отдельных уроков, таких как «Список дел», показанных в Приложении 3. Третий вариант - это иметь ссылка, которая откроет соответствующий файл или документ. Извлеченные уроки являются ключевыми результатами в процессе закрытия проекта.

Управление мягкими навыками с помощью Mind mapping

Коммуникация является одним из ключевых элементов успешного управления проектами. Некоторое программное обеспечение для составления карт позволяет вам проводить презентации или интерактивные встречи через Интернет, что является отличным способом встречи с командами или другими заинтересованными сторонами, которые могут базироваться в разных местах. Программное обеспечение Mind Mapping также более благоприятно для обеспечения индивидуального подхода, а форма лидерства невозможна с обычным программным обеспечением. Частные лица могут быть уполномочены участвовать в процессе проекта и с большей вероятностью принять на себя ответственность за результат.

Расширение возможностей с помощью надстройки стороннего программного обеспечения

Существует ряд программных пакетов третьей части, которые могут быть добавлены к программному обеспечению для составления карт разума, расширяющему или расширяющему функциональность программ. Некоторые из сторонних добавленных функций:

• Оценка и ранжирование идей «мозгового штурма» для принятия более быстрых и качественных решений с использованием системы «взвешенного скоринга», позволяющей проводить сравнения. Запись о том, как принимаются решения, создается.
• Создание динамически связанных диаграмм Ганта с ресурсами и затратами на проект из карт разума.
• Добавляет методику Prince2.
• Автоматически генерировать информационные панели о незавершенных действиях и поддерживает обзоры действий и действий.
• Управляйте и планируйте задачи, организуйте информацию, пишите отчеты и следите за ходом выполнения задач.
• Добавить формулы к задачам для выполнения математических расчетов.

Управление портфелем / программой

Концептуально управление программой или портфелем проектов с помощью программного обеспечения для сопоставления разума похоже на управление несколькими проектами в таких программах, как MS Project. У вас либо есть отдельные файлы для каждого проекта, либо у вас есть несколько проектов в одном файле. Тем не менее, благодаря программному обеспечению для составления карт разума у ​​вас есть все преимущества, перечисленные в этом документе, для управления одним проектом, т. Е. Панелями мониторинга, связями со всеми другими программами, креативным планированием, коммуникацией, одним словом, инструментом управления проектами.

Корпоративное решение

Большинство организаций используют ряд различных программ и методов для управления своими повседневными делами. Тем не менее, они обычно не имеют эффективных инструментов для обмена ключевой информацией и знаниями между командами, руководством и общими сотрудниками продуктивным способом. Кроме того, они обычно не имеют возможности использовать и управлять творческим потенциалом и знаниями сотрудников и заинтересованных сторон, чтобы опередить своих конкурентов или более эффективно управлять своими проектами. Программное обеспечение Mind Mapping может предоставить единую платформу для сбора, организации и обмена информацией между организацией и удаленными членами команды. Все документы, относящиеся к проекту, могут храниться или связываться с одной картой проекта без необходимости сохранять отдельные документы. Карты разума могут управлять:

• Мысли, предложения, идеи, комментарии, протоколы встреч, обсуждения и т. Д.
• Списки дел, задачи, даты, ресурсы, напоминания, вехи и т. Д.
• Присоединяйте или добавляйте ссылки на документы в других офисных приложениях, например приложениях Microsoft Office, или добавляйте гиперссылки на соответствующие веб-сайты и веб-приложения для бизнеса.

Заключительные комментарии

Программное обеспечение Mind Mapping предлагает значительные преимущества как единый инструмент для планирования, мониторинга и управления одним или несколькими проектами, от концепции до завершения. Mind Mapping - это отличный инструмент для мозгового штурма, планирования, решения проблем, заметок о встречах, планов действий, управления рисками и коммуникации. Важно осознавать преимущества единого источника информации для команды и заинтересованных сторон, возможность настройки и практически безграничную масштабируемость, которую предлагают инструменты интеллектуального картирования. Mind Mapping устраняет разрыв между корпоративной информацией, бизнес-процессами и командной работой. Дополнительное стороннее программное обеспечение предлагает дополнительные преимущества и дополнительные функциональные возможности.

Является ли программное обеспечение Mind Mapping основным инструментом управления проектами? Пока нет, но, на мой взгляд, программное обеспечение для составления карт разума вполне готово стать очень гибким инструментом управления проектами и центром управления. Программное обеспечение Mind Mapping все еще не принято частными лицами и корпорацией в качестве инструмента управления, но с очевидными предлагаемыми преимуществами это будет лишь вопросом времени.

Дополнительную информацию и ссылки на информацию о картографировании можно найти по адресу www.mindtools.com а также www.innovationtools.com

© 2006, Вальтер Мейстер
Первоначально опубликовано как часть материалов Всемирного конгресса PMI 2007 года - Гонконг

Похожие

Комментарии